Trocar de contador é um processo simples quando segue uma ordem: escolher o novo escritório, avisar o atual conforme o contrato, pedir a entrega de livros, documentos e arquivos, e passar as procurações e os acessos para quem assume. A empresa pode trocar de contador a qualquer momento. O cuidado principal é que nenhuma obrigação do mês fique sem responsável durante a transição.
Quando vale a pena trocar de contador?
Vale considerar a troca quando a relação deixou de funcionar para a empresa. Os sinais mais comuns são:
- dúvidas que ficam dias sem resposta ou respostas difíceis de entender;
- guias e obrigações entregues em cima da hora, com multas por atraso;
- falta de orientação sobre o regime tributário e sobre mudanças na legislação, como a reforma tributária;
- a empresa cresceu (mais funcionários, novos serviços, outro regime) e o atendimento não acompanhou.
Antes de decidir, vale conversar com o escritório atual. Às vezes o problema é de comunicação e se resolve com um alinhamento. Quando não se resolve, a troca é um direito do cliente.
Como trocar de contador, passo a passo
1. Escolha o novo escritório
Converse com o novo contador sobre a atividade da empresa, o regime tributário, o número de funcionários e o volume de notas fiscais. Pergunte o que está incluído no serviço e como é o atendimento no dia a dia. Peça que a proposta vire um contrato escrito, com o que cabe a cada parte.
2. Leia o contrato atual
Confira no contrato com o escritório atual como funciona a rescisão: aviso prévio, forma de comunicação e o que fica a cargo de cada parte. É esse documento que define até quando o escritório antigo responde pelas obrigações.
3. Comunique a saída por escrito
Avise o escritório atual por escrito (e-mail ou carta) e combine a última competência que ele vai fechar. Assim fica claro quem entrega a folha, as guias e as declarações de cada mês.
4. Peça a entrega dos documentos
Solicite uma lista do que está sendo entregue e confira item por item. A empresa precisa guardar a escrituração e os papéis da atividade enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência dos atos neles registrados, como prevê o art. 1.194 do Código Civil. Por isso, esses documentos precisam sair do escritório antigo e chegar ao novo.
5. Passe os acessos e as procurações
Cancele as autorizações do escritório antigo e cadastre as do novo. No caso da Receita Federal, a autorização de acesso ao e-CAC (procuração digital) pode ser cadastrada e cancelada pelo Portal de Serviços. Faça o mesmo com os acessos da prefeitura (nota fiscal de serviço), do eSocial e de outros sistemas que o contador usava.
O que pedir ao contador antigo?
Uma lista de referência para a conversa com o escritório que está saindo:
- livros Diário e Razão, balanços, balancetes e demonstrações financeiras;
- livros fiscais e as últimas apurações de impostos;
- cópia das declarações e obrigações entregues nos últimos anos;
- folha de pagamento, pró-labore, dados dos funcionários e informações do eSocial;
- guias pagas, parcelamentos em andamento e certidões emitidas;
- contrato social e alterações;
- arquivos digitais da contabilidade, quando o sistema permitir exportar.
Nem toda empresa tem todos esses itens. Uma empresa do Simples Nacional sem funcionários, por exemplo, terá uma lista menor. O novo contador ajuda a montar a lista certa para o seu caso.
O que o novo contador confere ao assumir?
Ao receber a empresa, o novo escritório costuma revisar a situação antes de seguir com a rotina: certidões negativas, pendências na Receita Federal, na prefeitura e no eSocial, enquadramento tributário e obrigações em atraso. Se aparecer alguma pendência, ela é tratada logo no começo, com o cliente sabendo o que está acontecendo.
Quais erros evitar na troca de contador?
- Sair sem combinar a última competência. Dois escritórios achando que o outro entregou a obrigação é o caminho mais curto para a multa.
- Deixar o certificado digital e as procurações com o antigo contador. O acesso continua aberto mesmo depois do fim do contrato.
- Não pedir a lista do que foi entregue. Sem ela, fica difícil saber depois o que faltou.
- Trocar só por preço. O valor importa, mas o que pesa no dia a dia é o atendimento e a qualidade da orientação.
Como trocar de contador para a JAS?
A JAS Contabilidade cuida da contabilidade e da área fiscal de empresas do Simples Nacional, do Lucro Presumido e do Lucro Real, além do departamento pessoal. Na transição, a equipe explica quais documentos e informações são necessários e como fica a troca no seu caso.
O escritório fica na Vila Progresso, na região da Brasilândia, Zona Norte de São Paulo, perto da Freguesia do Ó, da Cachoeirinha, de Pirituba e do Limão. Fale com a JAS pelo WhatsApp e conte como é a sua empresa.
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador no meio do ano?
Pode. A troca pode acontecer em qualquer mês, respeitando o aviso previsto no contrato com o escritório atual. O importante é fechar a competência certa: definir qual escritório entrega as obrigações de cada mês para nenhuma ficar sem responsável.
Os documentos da empresa ficam com o contador antigo?
Não devem ficar. O Código Civil (art. 1.194) obriga a empresa a guardar a escrituração e os papéis da atividade enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência. Peça a entrega por escrito, com uma lista do que foi entregue, e combine isso já no aviso de saída.
Quais documentos pedir ao contador antigo?
Livros contábeis e fiscais, balanços e balancetes, as últimas declarações e obrigações entregues, a folha de pagamento e os dados do eSocial, os parcelamentos em andamento, as guias pagas e as certidões. Peça também os arquivos digitais da contabilidade e uma lista do que foi entregue.
Preciso mudar o certificado digital ao trocar de contador?
O certificado digital é da empresa e continua valendo. O que muda são os acessos: se o contador antigo guardava o certificado ou tinha procuração no e-CAC, cancele essa autorização e cadastre uma nova para o novo escritório.
Qual escritório de contabilidade procurar na Zona Norte de São Paulo?
Procure um escritório que atenda o regime tributário da sua empresa e explique com clareza o que faz todo mês. A JAS Contabilidade fica na Vila Progresso, região da Brasilândia, perto da Freguesia do Ó e da Cachoeirinha, e atende empresas do Simples Nacional, do Lucro Presumido e do Lucro Real.
